fbpx

Evitarea gafelor de comunicare și a neînțelegerilor

Poate fi jenant să greșești în comunicare. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail fără să îl verificați și vă dați seama mai târziu că acesta conține o eroare, puteți ajunge să arătați neglijent și neprofesionist. Dar alte greșeli de comunicare pot avea consecințe mai grave. Acestea vă pot afecta reputația, pot supăra clienții sau chiar duce la scăderea veniturilor. În acest articol, vom analiza 10 greșeli comune de comunicare și vom discuta despre ce puteți face pentru a le evita.

Greșeala 1: Nu vă editați lucrarea

Greșelile de ortografie, ton și gramaticale te pot face să arăți neglijent. De aceea este esențial să verificați toate comunicările dvs. înainte de a le trimite. Nu vă bazați pe verificatori ortografici: nu vor prelua cuvinte care sunt utilizate incorect. În schimb, corectați-vă munca și folosiți un dicționar pentru a căuta orice cuvinte despre care nu sunteți sigur. S-ar putea să vă fie de ajutor să faceți o listă de cuvinte și expresii pe care vă este greu să le scrieți corect. Păstrați acest lucru la îndemână. Poate fi dificil să vezi erori în propria ta muncă, așa că ia în considerare solicitarea unui coleg să verifice documentele cheie înainte de a le distribui. Alternativ, citiți-vă lucrările cu voce tare – acest lucru vă face mai ușor să prindeți greșelile de eroare și tonurile. Apoi, acordați-vă timp pentru a reflecta asupra documentului dvs. și pentru a face orice modificare finală.

Greșeala 2: livrarea de vești proaste prin e-mail

Ați anunța disponibilizări echipei dvs. prin e-mail? Dacă ai face-o, ai putea supăra pe toată lumea! Canalele de comunicare scrise nu vă permit să înmuiați mesajele dificile cu indicii nonverbale (cum ar fi limbajul corpului) și nu vă permit să vă ocupați imediat de emoții intense. Dacă aveți nevoie să transmiteți vești proaste, faceți acest lucru personal și gândiți-vă cu atenție la modul în care îl puteți face sensibil, astfel încât să puteți transmite mesajul dvs., dar să minimizați supărările pe termen lung în același timp. Când transmiteți un mesaj dificil personal, este mai ușor să vă dați semne că oamenii au înțeles greșit părțile cheie ale mesajului dvs. sau că au luat informațiile într-un mod eronat. Apoi, puteți lua măsuri pentru a vă clarifica mesajul sau pentru a ajuta oamenii să facă față știrilor dificile.

Greșeala 3: evitarea conversațiilor dificile

La un moment dat, va trebui să oferiți feedback negativ. Este tentant să încercați să evitați aceste conversații, dar acest lucru poate provoca probleme suplimentare – de exemplu, ați putea descoperi că o mică problemă pe care o „lăsați” devine în curând mare. Pregătirea este cheia pentru gestionarea conversațiilor dificile. Învățați să oferiți feedback clar, concret și să folosiți instrumente precum tehnica Situație – Comportament – Impact pentru a vă încuraja oamenii să reflecteze asupra comportamentului lor. Poate doriți mai întâi să jucați rolul conversației, astfel încât să vă simțiți încrezător atât în cuvintele dvs., cât și în limbajul corpului.

Greșeala 4: a nu fi asertiv

Asertivitatea se referă la afirmarea a ceea ce aveți nevoie, luând în considerare în același timp dorințele și nevoile altora. S-ar putea să nu câștigați întotdeauna când sunteți asertiv, dar aveți șanse mai mari de a face acest lucru sau de a ajunge la un compromis, deoarece ați fost clar cu privire la nevoile dvs. Asertivitatea înseamnă, de asemenea, să spui „nu” atunci când ai nevoie.

Greșeala 5: reacționezi, nu răspunzi

Ați strigat vreodată la un coleg, de frustrare, sau ați trimis un răspuns concis la un e-mail, fără să vă gândiți la punctul dvs. de vedere? Dacă da, probabil că ați reacționat emoțional, în loc să răspundeți calm. Acest tip de reacție emoțională vă poate afecta reputația. Puteți supăra oamenii cu emoțiile voastre puternice și puteți da impresia că vă lipsește autocontrolul și inteligența emoțională.

Greșeala 6: Nu te pregătești temeinic

Prezentările, rapoartele sau e-mailurile slab pregătite vă frustrează publicul și vă pot afecta, în timp, reputația. Acesta este motivul pentru care este esențial să pregătiți și să vă planificați cu atenție comunicările. În primul rând, alocați timp pentru a vă planifica temeinic. Luați în considerare utilizarea unor instrumente precum Triunghiul retoric și Secvența motivantă a lui Monroe pentru a crea un mesaj credibil, inteligent și convingător, care să atragă emoțiile publicului dvs., precum și intelectele acestora. Luați-vă timp să revizuiți, să găsiți imagini și să verificați dacă documentele sunt compatibile cu software-ul publicului dvs. Apoi, dacă țineți un discurs sau o prezentare, repetați temeinic, astfel încât să fiți fluent și inspirat

Greșeala 7: folosirea unei abordări de comunicare „One-Size-Fits-All”

Dacă utilizați o abordare „unică pentru toți” a comunicării, puteți trece cu vederea diferitele personalități, nevoi și așteptări ale oamenilor. De fapt, comunicările dvs. trebuie să abordeze aceste diferențe cât mai mult posibil. Dacă pregătiți o prezentare, asigurați-vă că apreciați că oamenii au stiluri de învățare diferite și că vă ocupați de acestea. Aceasta înseamnă că toată lumea – de la cei care învață cel mai bine citind până la cei care preferă o abordare mai practică – pot beneficia de sesiunea dvs.

Greșeala 8: să nu păstrezi o minte deschisă când întâlnești oameni noi

Locul de muncă de astăzi este un topitor de etnii, religii, vârste, orientări sexuale, abilități și puncte de vedere. Aceste diferențe creează o bogată paletă de experiențe și opinii care ne pot îmbunătăți viața. Cu toate acestea, poate fi tentant să stereotipăm colegi sau clienți noi sau să facem presupuneri despre aceștia bazându-ne doar pe câteva informații. Acest lucru este valabil mai ales dacă nu ați avut prea mult timp pentru a le cunoaște bine. Ipotezele inhibă comunicarea deschisă, deoarece nu luați în considerare propriul background, personalitatea și experiența unică a celuilalt. În timp, acest lucru vă poate pune în pericol relația cu ei. Așadar, alocați-vă timp pentru a asculta când întâlniți pe cineva nou. Oferiți-le spațiu pentru a vorbi despre punctele lor de vedere și luați-vă timp pentru a le înțelege. Apoi, învățați cum să gestionați diferențele culturale, astfel încât să luați în considerare nevoile și așteptările fiecărei persoane. Dacă lucrați adesea cu oameni din străinătate, explorați ideea de inteligență culturală, astfel încât să puteți începe să vă adaptați comportamentul atunci când întâlniți oameni din culturi diferite.

Greșeala 9: Presupunând că mesajul dvs. a fost înțeles

Luați-vă întotdeauna timp pentru a verifica dacă oamenii v-au înțeles mesajul. De exemplu, atunci când trimiteți un e-mail, puteți încuraja oamenii să răspundă cu întrebări sau să spună, dacă nu au înțeles o parte din mesajul dvs. Sau, dacă ați făcut o prezentare lăsați timp pentru ca oamenii să discute despre principalele dvs. puncte sau lăsați timp pentru întrebări la final.

Greșeala 10: încălcarea accidentală a confidențialității altora

Ați trimis vreodată un e-mail sensibil persoanei greșite sau ați trimis un atașament incorect? Aceste tipuri de erori pot cauza probleme comerciale grave, pot încălca confidențialitatea oamenilor și pot duce la jenă și confuzie. Pentru a evita aceste probleme, scrieți mesaje sensibile înainte de a selecta destinatarul, apoi verificați din nou adresa de e-mail a acestora. Dacă programul dvs. de e-mail completează automat adresele de e-mail, puteți opri această funcție, astfel încât să puteți alege în mod conștient destinatarul potrivit. S-ar putea să vă fie de ajutor să redactați aceste e-mailuri într-un document de procesare a textului sau într-un e-mail necompletat, apoi să lipiți textul într-un mesaj nou. În acest fel, nu veți include accidental nicio informație din mesajele anterioare. Și, dacă trimiteți un atașament sensibil sau confidențial, verificați dacă nu pot fi găsite „modificări urmărite” sau comentarii și asigurați-vă că trimiteți versiunea corectă.

mindtools.com

error: Content is protected !!
0

Your Cart