fbpx
Cât de bune sunt abilitățile tale de gestionare schimbării

Schimbarea…Singura persoană care iubeste schimbarea este un bebeluș ud. Și totuși, fără schimbare nu există înaintare.

În procesul pentru atingerea țintelor schimbarea este vitală, însă de mult prea multe ori este aplicată greșit. Acesta este și motivul principal pentru care abandonăm încercările de (ne) schimba. De câte ori nu am încercat, fără niciun rezultat? Cu toții cunoștem amărăciunea acestei experiențe! În acest caz, ce este de făcut? Cei mai mulți, așa cum am menționat, abandonează.

Chiar dacă se prezintă la „datorie”, fie că e vorba de serviciu, familie sau propria viață, în interiorul lor nu mai cred „ideile frumoase și idealiste” despre schimbare. Li se pare că au fost atât de inconștienți să creadă, să viseze la schimbare. Este un proces atât de lung și greu, încât aproape că nici nu se merită încercat.

Ai auzit sau folosit astfel de afirmații?

Nu pot să cred că restructurarea departamentului vânzări chiar va mări vânzările.
Sistemul actual nu este grozav, dar ce este nemaipomenit la cel nou? Cu ce va fi el mai bun?
Îmbunătățirea sistemului cere atâta muncă, încât nu văd dacă se chiar merită.

Ce au în comun aceste întrebări? Rezistența la schimbare. Înainte de a vedea fundalul din spatele rezistenței la schimbare, iată cele patru etape pe care le presupune gestionarea schimbării:

  • Înțelegerea schimbării
  • Planificarea schimbării
  • Gestionarea propriu-zisă
  • Împlementarea

⚠De ce suntem imuni la schimbare?

Este o întrebare la care cu siguranță te-ai mai gândit. La ea s-au gândit și autorii Robert Kegan și Lisa Laskow Lahey în cartea „Imunitate la shimbare”. În ea, ei spun că schimbarea nu ar trebui abordată tehnic (așa cum tind majoritatea specialiștilor să recomande). Mai de grabă, provocările cu privire la schimbare solicită ceva mai mult decât abilități tehnice. Este vorba de schimbările „de adaptare”, care necesită o etapă mai sofisticată a complexității mentale.

Abordarea aceasta ne abate atenția de la problemă, la omul care are problema. Conform lui Ronald Heifetz, cea mai mare eroare a liderului este să aplice metode tehnice pentru schimbările de adaptare. Întrebarea care se ridică este ce se poate face pentru a spori complexitatea mentală și a o aduce astfel la nivelul complexității problemelor actuale.

Răspunsul este tocmai această imunitate la schimbare. Dacă înțelegem că noi ne opunem schimbării din motive tot atât de bune ca și cele pentru care ne dorim schimbarea, tensiunea dispare. Practic, vom abandona tehnicile și vom începe să analizăm convingerile care stau în spatele acțiunilor care sabotează deciziile noastre „bune”. Am pus ghilimelele, pentru că binele este nu doar de partea dorinței de schimbare, ci și a rezistenței. Ceea ce astăzi trebuie schimbat, ieri ne-a folosit. Ceea ce astăzi ne foloseșște, mâine trebuie actualizat. Singura constantă din spatele acestui proces sunt convingerile, sau presupozițiile noastre.

Pentru fiecare lucru pe care îl facem, există cel puțin un motiv, dacă nu chiar mai multe. Aceste motive împlinesc anumite nevoi. Practic, se cunosc 6 nevoi umane de bază:

  • Certitudinea/siguranța
  • Incertitudinea/varietatea
  • Conexiunile
  • Semnificația
  • Dezvoltarea
  • Contribuția

Înainte de a produce o shimbare, este nevoie să înțelegem care din aceste nevoi este vizată de comportamentul din prezent. Abea apoi putem încerca o alternativă mai bună.

⚙ Intelegerea schimbarii

Oamenii reactioneaza diferit la schimbare. Inainte de a opera schimbari in organizatia ta, este nevoie sa cunosti fazele schimbarii si starile de spirit corespunzatoare.

➠ Mai intai, avem status-quo-ul. Aceasta este starea in care apar primele informatii cu privire la nevoia de schimbare. Reactia este una de negare si chiar soc. Cea mai mare nevoie este sa se comunice. Informatia trebuie sa circule liber dinspre lideri catre organizatie/echipa, dar atentie sa nu coplesesti cu prea multa informatie.

➠ A doua faza este deranjul, cu reactii de manie si teama. Este zona periculoasa a schimbarii, intrucat oamenii devin emotionali. Este critic sa adresezi toate problemele ridicate in cel mai scurt timp, sa asculti bine si sa fii sensibil la nevoile exprimate. Este de asemenea important sa planifici aceasta etapa, luand in considerare impactul obiectiilor ridicate.

➠ Faza a treia este explorarea, insotita de acceptare. Daca se trece cu succes de cea de-a doua faza, oamenii se acomodeaza cu informatia primita. La acest pas, oamenii incep sa testeze si sa exploreze schimbarea. Cuvantul cheie aici este timp. Oamenii au nevoie de timp suficient sa se acomodeze, sa incerce si sa esueze in procesul invatarii noilor aspecte. Este vital ca oamenii sa inteleaga ca aceste incercari sunt parte din proces si ca nu sunt impinsi de la spate.

➠ In cele din urma, se ajunge la reconstruirea organizatiei, insotita de angajament. Schimbarea devine a doua natura iar liderii se bucura de beneficiul muncii lor. Este important sa nu uiti sa sarbatoresti. In felul acesta se pecetluieste noua realitate.

⚙ Planificarea schimbarii

Exista mai multe modele pe care putem alcatui un plan de schimbare. Unul foarte eficient este abordarea integrata a lui Leavitt Diamond.

Acest model integreaza patru componente:

➠ Sarcinile

Identifica sarcinile din grupul sau organizatia ta, atat cele mai importante cat si rutina zilnica. Pentru aceasta, foloseste intrebari precum:

  • Cum se face treaba la noi?
  • Ce se asteapta din partea noastra?
  • Care este scopul pentru care fiintam?
  • Ce ni se cere/care este fisa postului?

➠ Oamenii

Acesta este cel mai important element, pentru ca oamenii sunt singurii care pot alege sa nu se schimbe si aceasta influenteaza toate celelalte elemente. Aplica urmatoarele filtre:

  • Ce convingeri/atitudini au oamenii cu care lucrez?
  • Cum raspund la propunerea de schimbare?
  • Ce nivel de abilitati au?
  • Ce sunt instruiti sa faca?
  • Care este cultura lor de lucru?
  • Care sunt recompensele care i-ar motiva?
  • Ce lideri nominali/nenominali se afla printre ei?
  • In ce relatie ma aflu cu ei?
  • Care sunt nevoile lor actuale?

➠ Structura

Pentru a afla/redescoperi cum este structurata organizatia ta, intreaba-te:

  • Suntem centralizati, sau nu?
  • Cum arata ierarhia in grupa/organizatia unde introduci schimbarea?
  • Ce nivel de control exista?
  • Cum sunt sarcinile impartite?
  • Cum se comunica?
  • Care este sistemul de lucru?

➠ Tehnologia

Este nevoie de doua liste:

Echipamente cheie care sprijina functiile activitatilor realizate-orice ajuta in comunicare si indeplinirea sarcinilor
Unelte care pot fi folosite in vederea implementarii schimbarii (seminarii si materiale de instruire).
⚙ Odata planificata schimbare, este nevoie sa gestionezi rezistenta la schimbare. Pentru aceasta, poti folosi urmatoarea ecuatie a schimbarii:

Nemultumire X Atractivitate X Practicabilitate > Rezistenta la schimbare

➠ Mai intai, schimbarea trebuie construita pe o adevarata nevoie, unanim acceptata de oamenii binevoitori. Odata gasit acest teren comun, maiestrii schimbarii creeaza o nemultumire constructiva. Plecand de la realitatea nefavorabila, ei introduc in discutie noua perspectiva si strategia de a ajunge acolo. Practic, ei nu vin cu scuze, ca majoritatea, ci cauta solutii. Chiar daca sunt constienti de faptul ca nicio solutie propusa nu este perfecta, accepta imbunatatiri si oricum, ofera ceva mai mult decat starea prezenta.

➠ Atractivitatea noii solutii depinde de urmatorii factori:

Claritatea comunicarii viziunii
Stralucirea viziunii (ce aduce in plus)
Asistenta de care vor beneficia pe traseul catre noua destinatie
Costurile cat mai reduse
Riscurile cat se poate de mici
Impactul pozitiv asupra celorlalte asptecte ale vietii lor
⚠ Chiar daca o solutie noua va produce rezistenta si discomfort, daca elementele enumerate mai sus sunt luate in considerare, rezistenta va fi depasita.

➠ Practicabilitatea tine de cat de realista este schimbarea. Aici ajuta modelele, exemplele altor echipe/companii. Fara a intra in dedalii care pot drena energia, imaginea clara si precisa a unui alt invingator poate aduce rezultatul dorit la acest pas. De retinut ca ordinea celor trei elemente este foarte importanta. Daca mai intai nu exista o nevoie reala pe care sa se construiasca o viziune convingatoare, nu se va mai simti nevoia de practicabilitate.

➠ Despre rezistenta la schimbare am vorbit mai inainte, si am subliniat ca la baza ei stau convingerile. Practic, toate convingerile pot fi schimbate, insa mai intai este nevoie sa le cunoastem. In functie de cat de puternice sunt, va fi nevoie sa amplificam valoarea variabilelor din partea stanga a ecuatiei.

⚙ Implementarea schimbarii

John Kotter, profesor la Harvard si expert in schimbare, scrie in cartea sa Leading Change, publicata in 1995 ca exista 8 pasi prin care poate fi produsa schimbarea:

➠ Crearea urgentei

Cand oamenii inteleg nevoia urgenta de schimbare, sansele sunt mai mari ca aceasta chiar sa se intample. Desi exista metode pentru a sublinia si chiar a crea urgenta intr-o organizatie, acestea nu trebuie sa includa manipularea. Mai devreme sau mai tarziu, oamenii manipulati vor afecta parcursul organizatiei prin faptul ca se vor intoarce impotriva liderului atunci cand vor realiza ce s-a intamplat, fie nu vor putea contribui la maxim potential in directia dorita. Iata totusi care ar fi cateva sugestii realizabile:

Identifica amenintarile si fa un scenariu cu ce s-ar putea intampla. Cu cat mai clara imaginea, cu atat mai convingatoare.
Ia in considerare toate oportunitatile care ar putea aparea in urma schimbarii.
Fa oamenii sa vorbeasca! Creeaza un mediu transparent si care incurajeaza transparenta.
Foloseste feedback-ul din afara organizatiei. Recenziile clientilor sunt o adevarata oglinda a starii actuale de lucruri.
➠ Formeaza o coalitie

Pentru a convinge oamenii ca schimbarea este necesara, este nevoie de sprijinul liderilor schimbarii. Echipa responsabila cu leadershipul schimbarii poate fi formata din toate tipurile de lideri: expertiza, titluri, statut, importanta politica. As adauga aici nevoia celor 3 „C”:

  • Caracter
  • Competentele
  • Conexiunea cu oamenii

Iata 21 de calitati dupa care te poti ghida in gasirea liderilor in organizatia ta:

  • Caracterul: integritatea inainte de orice
  • Harisma: prima impresie conteaza
  • Angajamentul: separa visatorii de cei care chiar au rezultate
  • Comunicarea: fara ea, mergi singur
  • Competenta: daca o ai, oamenii se vor apropia
  • Curajul: o persoana curajoasa este o majoritate
  • Discernamantul: pune capat misterelor nerezolvate
  • Focusul: Cu cat mai ascutit, cu atat mai inteligent/eficient este liderul
  • Generozitatea: Lumanarea ta nu pierde nimic atunci cand aprinde o alta
  • Initiativa: Fara ea nu faci primul pas
  • Ascultarea: Foloseste urechile pentru a te conecta cu inimile oamenilor
  • Pasiunea: Iubeste viata
  • Atitudinea pozitiva: De crezi ca poti, chiar poti
  • Rezolvarea problemelor: Nu lasa problemele sa devina o problema
  • Relatii: Daca te intelegi cu ei, te vor intelege
  • Responsabilitatea: Daca nu poti tine mingea in teren, nu poti conduce
  • Siguranta: Competenta nu compenseaza pentru nesiguranta
  • Autodisciplina: Prima persoana pe care o conduci esti tu
  • Slujirea: Pentru a inainta, pune-i pe altii in fata
  • Dispozitia de a invata: Pentru a conduce mai departe, continua sa inveti
  • Viziunea: Poti sa ajungi doar pana unde poti sa vezi

➠ Gaseste viziunea convingatoare

Viziunea incepe in interior. Daca iti lipseste viziunea, este nevoie sa incepi sa te uiti mai des inauntru. Acolo vei gasi darurile tale naturale si chemarea ta. Daca nu ai o viziune a ta, te poti atasa unei alte viziuni, poate a liderilor din coalitia formata.
Viziunea se bazeaza pe istoricul tau. Ea nu se creeaza in mod mistic intr-un vid, ci vine din trecutul unui lider si din istoricul oamenilor din jurul sau.

Viziunea implineste nevoile altora. Adevaratele viziuni tintesc departe in timp si trec dincolo de interesele personale. Daca este cu adevarat valoroasa, o viziune nu doar ii include pe ceilalti, ci le adauga si lor valoare. Daca viziunea mea nu ii slujeste pe altii, probabil ca este mult prea mica.

Viziunea te ajuta sa strangi resurse. Viziunea este ca un magnet. Ea atrage, provoace si uneste oamenii, impreuna cu resursele lor. Asa cum spunea Edwin Land, fondatorul Polaroid, „Primul lucru este arati ca viziunea este foarte importanta si aproape imposibila. Aceasta va atrage adevaratii castigatori.”

➠ Comunica bine

Odata gasita viziunea, ea va trebui comunica des si prin orice mijloc posibil, pana va deveni parte din comunicarea zilnica a organizatiei. Atat prin declaratiile de misiune inramate pe peretii birourilor, cat si in timpul sedintelor (care ar trebui totusi sa fie rare, scurte si la subiect), in orice newsletter, pe retelele de socializare sau in discutiile om la om, vomunicarea eficace va asigura ca viziunea nu va fi uitata.

➠ Indeparteaza obstacolele

Obstacolele in calea schimbarii sunt convingerile limitatoare neadresate, atitudinile defectuoase, structurile slabe si oamenii care nu vor sa creasca. Aplica urmatoarele sugestii:

  • Rasplateste oamenii care fac shimbarea posibila
  • Identifica oamenii care se opun schimbarii si aloca timp pentru ei (direct, sau indirect)
  • Aliniaza (structurile si oamenii cu viziunea)
  • Indeparteaza obstacolele in mod hotarat

➠ Creeaza repere pe termen scurt

Nimic nu este mai sufocant pentru schimbare, decat distanta pana la ea. Oamenii obosesc, de aceea este nevoie sa vada schimbarea sub ochii lor, in pasi marunti si realizabili. Creeaza mici sarbatoriri, borne kilometrice pe traseul schimbarii.

➠ Zideste pe schimbare

john Kotter argumenteaza ca multe proiecte care vizeaza schimbarea esueaza pentru ca victoria este declarata prea repede. Victoriile mici, desi esentiale, sunt doar un mic pas dintr-o calatorie lunga. Cuvantul cheie aici este imbunatatirea progresiva. Fiecare succes ofera ocazia de a mai adauga o caramida peste ceea ce deja a fost construit. Japonezii numesc aceasta, cultura keizen.

Keizen

Iata cateva sugestii:

  • Dupa fiecare victorie, analizeaza ce a mers bine si ce mai poate fi imbunatatit
  • Stabileste tinte pe termen lung, plecand de la cele pe termen scurt
  • Invata despre cultura keizen
  • Cauta noi agenti ai schimbarii in coalitia ta, care sa te ajute sa ai mereu idei proaspete.

➠ Ancoreaza schimbarea in cultura corporatiei/organizatiei tale

Cultura organizationala determina adesea ce se poate realiza, astfel ca este nevoie sa aduci valorile in munca zilnica.

Iata ce poti face:

  • Vorbeste despre nevoia de progres oricand ai ocazia
  • Ia in calcul viziunea la fiecare angajare
  • Recunoaste in mod public toata contributia membrilor coalitiei
  • Alcatuieste planuri pentru inlocuirea liderilor care urca in ierarhie. In felul acesta, mostenirea lor va fi continuata.

Lasă un răspuns

Alin Ispas © Toate drepturile rezervate

0

Your Cart