Cât De Bune Sunt Abilitățile Tale De Gestionare A Schimbării?

Articole recente

Schimbarea…Singura persoană care iubește schimbarea este un bebeluș ud. Și totuși, fără schimbare nu există înaintare.

În procesul pentru atingerea țintelor schimbarea este vitală, însă de mult prea multe ori este aplicată greșit. Acesta este și motivul principal pentru care abandonăm încercările de (ne) schimba. De câte ori nu am încercat, fără niciun rezultat? Cu toții cunoștem amărăciunea acestei experiențe! În acest caz, ce este de făcut? Cei mai mulți, așa cum am menționat, abandonează.

Chiar dacă se prezintă la „datorie”, fie că e vorba de serviciu, familie sau propria viață, în interiorul lor nu mai cred „ideile frumoase și idealiste” despre schimbare. Li se pare că au fost atât de inconștienți să creadă, să viseze la schimbare. Este un proces atât de lung și greu, încât aproape că nici nu se merită încercat.

Ai auzit sau folosit astfel de afirmații?

Nu pot să cred că restructurarea departamentului vânzări chiar va mări vânzările.
Sistemul actual nu este grozav, dar ce este nemaipomenit la cel nou? Cu ce va fi el mai bun?
Îmbunătățirea sistemului cere atâta muncă, încât nu văd dacă se chiar merită.

Ce au în comun aceste întrebări? Rezistența la schimbare. Înainte de a vedea fundalul din spatele rezistenței la schimbare, iată cele patru etape pe care le presupune gestionarea schimbării:

  • Înțelegerea schimbării
  • Planificarea schimbării
  • Gestionarea propriu-zisă
  • Împlementarea

⚠De ce suntem imuni la schimbare?

Este o întrebare la care cu siguranță te-ai mai gândit. La ea s-au gândit și autorii Robert Kegan și Lisa Laskow Lahey în cartea „Imunitate la shimbare”. În ea, ei spun că schimbarea nu ar trebui abordată tehnic (așa cum tind majoritatea specialiștilor să recomande). Mai de grabă, provocările cu privire la schimbare solicită ceva mai mult decât abilități tehnice. Este vorba de schimbările „de adaptare”, care necesită o etapă mai sofisticată a complexității mintale.

Abordarea aceasta ne abate atenția de la problemă, la omul care are problema. Conform lui Ronald Heifetz, cea mai mare eroare a liderului este să aplice metode tehnice pentru schimbările de adaptare. Întrebarea care se ridică este ce se poate face pentru a spori complexitatea mintală și a o aduce astfel la nivelul complexității problemelor actuale.

Răspunsul este tocmai această imunitate la schimbare. Dacă înțelegem că noi ne opunem schimbării din motive tot atât de bune ca și cele pentru care ne dorim schimbarea, tensiunea dispare. Practic, vom abandona tehnicile și vom începe să analizăm convingerile care stau în spatele acțiunilor care sabotează deciziile noastre „bune”. Am pus ghilimelele, pentru că binele este nu doar de partea dorinței de schimbare, ci și a rezistenței. Ceea ce astăzi trebuie schimbat, ieri ne-a folosit. Ceea ce astăzi ne foloseșște, mâine trebuie actualizat. Singura constantă din spatele acestui proces sunt convingerile, sau presupozițiile noastre.

Pentru fiecare lucru pe care îl facem, există cel puțin un motiv, dacă nu chiar mai multe. Aceste motive împlinesc anumite nevoi. Practic, se cunosc 6 nevoi umane de bază:

  • Certitudinea/siguranța
  • Incertitudinea/varietatea
  • Conexiunile
  • Semnificația
  • Dezvoltarea
  • Contribuția

Înainte de a produce o shimbare, este nevoie să înțelegem care din aceste nevoi este vizată de comportamentul din prezent. Abia apoi putem încerca o alternativă mai bună.

⚙ Înțelegerea schimbării

Oamenii reacționează diferit la schimbare. Inainte de a opera schimbări în organizația ta, este nevoie sa cunoști fazele schimbării și stările de spirit corespunzatoare.

➠ Mai întâi, avem status-quo-ul. Aceasta este starea în care apar primele informații cu privire la nevoia de schimbare. Reacția este una de negare îi chiar de șoc. Cea mai mare nevoie este comunicarea. Informația trebuie să circule liber dinspre lideri către organizație/echipă, dar atenție să nu copleșești cu prea multă informație.

➠ A doua fază este deranjul, cu reacții de mânie si teamă. Este zona periculoasă a schimbării, întrucat oamenii devin emoționali. Este critic să adresezi toate problemele ridicate în cel mai scurt timp, să asculți bine și să fii sensibil la nevoile exprimate. Este de asemenea important să planifici această etapă, luând în considerare impactul obiecțiilor ridicate.

➠ Faza a treia este explorarea, însoțită de acceptare. Dacă se trece cu succes de cea de-a doua fază, oamenii se acomodează cu informația primită. La acest pas, oamenii încep să testeze și să exploreze schimbarea. Cuvântul cheie aici este timp. Oamenii au nevoie de timp suficient să se acomodeze, să încerce și să eșueze în procesul învățării noilor aspecte. Este vital ca oamenii să înțeleagă faptul că aceste încercări sunt parte din proces si că nu sunt împinși de la spate.

➠ În cele din urmă, se ajunge la reconstruirea organizației, însoțită de angajament. Schimbarea devine a doua natură iar liderii se bucură de beneficiul muncii lor. Este important să nu uiti să sarbatorești. În felul acesta se pecetluiește noua realitate.

⚙ Planificarea schimbarii

Există mai multe modele pe care putem alcătui un plan de schimbare. Unul foarte eficient este abordarea integrată a lui Leavitt Diamond.

Acest model integrează patru componente:

➠ Sarcinile

Identifică sarcinile din grupul sau organizația ta, atțt cele mai importante cât și rutina zilnică. Pentru aceasta, folosește întrebări precum:

  • Cum se face treaba la noi?
  • Ce se așteaptă din partea noastră?
  • Care este scopul pentru care ființăm?
  • Ce ni se cere/care este fișa postului?

➠ Oamenii

Acesta este cel mai important element, pentru că oamenii sunt singurii care pot alege să nu se schimbe și aceasta influențează toate celelalte elemente. Aplică urmatoarele filtre:

  • Ce convingeri/atitudini au oamenii cu care lucrez?
  • Cum răspund la propunerea de schimbare?
  • Ce nivel de abilități au?
  • Ce sunt instruiți să facă?
  • Care este cultura lor de lucru?
  • Care sunt recompensele care i-ar motiva?
  • Ce lideri nominali/nenominali se află printre ei?
  • În ce relație mă aflu cu ei?
  • Care sunt nevoile lor actuale?

➠ Structura

Pentru a afla/redescoperi cum este structurată organizația ta, întreabă-te:

  • Suntem centralizați, sau nu?
  • Cum arată ierarhia în grupa/organizația unde introduci schimbarea?
  • Ce nivel de control există?
  • Cum sunt sarcinile împărțite?
  • Cum se comunică?
  • Care este sistemul de lucru?

➠ Tehnologia

Este nevoie de două liste:

Echipamente cheie care sprijina funcțiile activităților realizate-orice ajută în comunicare și îndeplinirea sarcinilor.
Unelte care pot fi folosite în vederea implementării schimbării (seminarii si materiale de instruire).
⚙ Odată planificată schimbarea, este nevoie să gestionezi rezistența la schimbare. Pentru aceasta, poti folosi următoarea ecuație a schimbării:

Nemulțumire X Atractivitate X Practicabilitate > Rezistența la schimbare

➠ Mai întâi, schimbarea trebuie construită pe o adevarată nevoie, unanim acceptată de oamenii binevoitori. Odată găsit acest teren comun, maieștrii schimbării creează o nemulțumire constructivă. Plecând de la realitatea nefavorabila, ei introduc in discuție noua perspectivă și strategia de a ajunge acolo. Practic, ei nu vin cu scuze, ca majoritatea, ci caută soluții. Chiar dacă sunt constienți de faptul că nicio soluție propusă nu este perfectă, acceptă îmbunătățiri și oricum, oferă ceva mai mult decat starea prezentă.

➠ Atractivitatea noii soluții depinde de următorii factori:

Claritatea comunicării viziunii
Strălucirea viziunii (ce aduce în plus)
Asistența de care vor beneficia pe traseul către noua destinație
Costurile cât mai reduse
Riscurile cât se poate de mici
Impactul pozitiv asupra celorlalte aspecte ale vieții lor
⚠ Chiar daca o soluție nouă va produce rezistență și discomfort, dacă elementele enumerate mai sus sunt luate în considerare, rezistența va fi depășită.

➠ Practicabilitatea ține de cât de realistă este schimbarea. Aici ajută modelele, exemplele altor echipe/companii. Fără a intra în detalii care pot drena energia, imaginea clară și precisă a unui alt învingator poate aduce rezultatul dorit la acest pas. De reținut că ordinea celor trei elemente este foarte importantă. Dacă mai întâi nu există o nevoie reală pe care sa se construiască o viziune convingătoare, nu se va mai simți nevoia de practicabilitate.

➠ Despre rezistența la schimbare am vorbit mai înainte și am subliniat că la baza ei stau convingerile. Practic, toate convingerile pot fi schimbate, însă mai întâi este nevoie să le cunoaștem. În funcție de cât de puternice sunt, va fi nevoie sa amplificăm valoarea variabilelor din partea stanga a ecuației.

⚙ Implementarea schimbării

John Kotter, profesor la Harvard și expert în schimbare, scrie în cartea sa Leading Change, publicată în 1995 că există 8 pași prin care poate fi produsă schimbarea:

➠ Crearea urgenței

Când oamenii înțeleg nevoia urgentă de schimbare, șansele sunt mai mari ca aceasta chiar să se întâmple. Deși există metode pentru a sublinia si chiar a crea urgența într-o organizație, acestea nu trebuie să includă manipularea. Mai devreme sau mai tarziu, oamenii manipulați vor afecta parcursul organizației prin faptul că se vor întoarce împotriva liderului atunci când vor realiza ce s-a intamplat, fie nu vor putea contribui la maxim potențial în direcția dorită. Iată totuși care ar fi câteva sugestii realizabile:

Identifică amenințările și fă un scenariu cu ce s-ar putea întâmpla. Cu cât mai clară imaginea, cu atât mai convingatoare.
Ia în considerare toate oportunitățile care ar putea apărea în urma schimbării.
Fă oamenii să vorbească! Creează un mediu transparent și care încurajează transparența.
Folosește feedback-ul din afara organizației. Recenziile clienților sunt o adevarată oglindă a stării actuale de lucruri.
➠ Formează o coaliție

Pentru a convinge oamenii că schimbarea este necesară, este nevoie de sprijinul liderilor schimbării. Echipa responsabilă cu leadershipul schimbării poate fi formată din toate tipurile de lideri: expertiza, titluri, statut, importanță politică. Aș adăuga aici nevoia celor 3 „C”:

  • Caracter
  • Competențele
  • Conexiunea cu oamenii

Iată 21 de calități după care te poți ghida în găsirea liderilor în organizația ta:

  • Caracterul: integritatea înainte de orice
  • Harisma: prima impresie contează
  • Angajamentul: separă visatorii de cei care chiar au rezultate
  • Comunicarea: fără ea, mergi singur
  • Competența: dacă o ai, oamenii se vor apropia
  • Curajul: o persoană curajoasă este o majoritate
  • Discernământul: pune capăt misterelor nerezolvate
  • Focusul: Cu cât mai ascuțit, cu atât mai inteligent/eficient este liderul
  • Generozitatea: Lumânarea ta nu pierde nimic atunci când aprinde o alta
  • Inițiativa: Fără ea nu faci primul pas
  • Ascultarea: Folosește urechile pentru a te conecta cu inimile oamenilor
  • Pasiunea: Iubește viața
  • Atitudinea pozitivă: De crezi că poți, chiar poți
  • Rezolvarea problemelor: Nu lăsa problemele să devină o problemă
  • Relații: Dacă te înțelegi cu ei, te vor înțelege
  • Responsabilitatea: Dacă nu poți ține mingea în teren, nu poți conduce
  • Siguranța: Competența nu compensează pentru nesiguranță
  • Autodisciplina: Prima persoană pe care o conduci ești tu
  • Slujirea: Pentru a înainta, pune-i pe alții în față
  • Dispoziția de a învăța: Pentru a conduce mai departe, continuă să înveți
  • Viziunea: Poți să ajungi doar până unde poți să vezi

➠ Găsește viziunea convingatoare

Viziunea începe în interior. Dacă îți lipsește viziunea, este nevoie să începi să te uiți mai des înăuntru. Acolo vei găsi darurile tale naturale și chemarea ta. Dacă nu ai o viziune a ta, te poți atașa unei alte viziuni, poate a liderilor din coaliția formată.
Viziunea se bazează pe istoricul tău. Ea nu se creează în mod mistic, într-un vid, ci vine din trecutul unui lider și din istoricul oamenilor din jurul său.

Viziunea împlinește nevoile altora. Adevăratele viziuni țintesc departe în timp și trec dincolo de interesele personale. Dacă este cu adevărat valoroasă, o viziune nu doar îi include pe ceilalți, ci le adaugă și lor valoare. Dacă viziunea mea nu îi slujeste pe alții, probabil că este mult prea mică.

Viziunea te ajută să strângi resurse. Viziunea este ca un magnet. Ea atrage, provoacă și unește oamenii, împreună cu resursele lor. Așa cum spunea Edwin Land, fondatorul Polaroid, „Primul lucru este să arăți că viziunea este foarte importantă și aproape imposibilă. Aceasta va atrage adevărații câștigători.”

➠ Comunică bine

Odată găsită viziunea, ea va trebui comunicată des și prin orice mijloc posibil, până va deveni parte din comunicarea zilnică a organizației. Atât prin declarațiile de misiune înrămate pe pereții birourilor, cât și în timpul ședințelor (care ar trebui totusi să fie rare, scurte și la subiect), în orice newsletter, pe rețelele de socializare sau în discuțiile om la om, comunicarea eficace va asigura că viziunea nu va fi uitată.

➠ Îndepărtează obstacolele

Obstacolele din calea schimbării sunt convingerile limitatoare neadresate, atitudinile defectuoase, structurile slabe și oamenii care nu vor sa crească. Aplică următoarele sugestii:

  • Răsplatește oamenii care fac shimbarea posibilă
  • Identifică oamenii care se opun schimbării și alocă timp pentru ei (direct, sau indirect)
  • Aliniază (structurile și oamenii cu viziunea)
  • Indepărtează obstacolele în mod hotărat

➠ Creează repere pe termen scurt

Nimic nu este mai sufocant pentru schimbare decât distanța până la ea. Oamenii obosesc, de aceea este nevoie să vadă schimbarea sub ochii lor, în pași mărunți și realizabili. Creează mici sărbătoriri, borne kilometrice pe traseul schimbării.

➠ Zidește pe schimbare

John Kotter argumentează că multe proiecte care vizează schimbarea, eșuează pentru că victoria este declarată prea repede. Victoriile mici, deși esențiale, sunt doar un mic pas dintr-o călătorie lungă. Expresia cheie aici este îmbunătățirea progresivă. Fiecare succes oferă ocazia de a mai adăuga o cărămidă peste ceea ce deja a fost construit. Japonezii numesc aceasta, cultura keizen.

 

Iată câteva sugestii:

  • După fiecare victorie, analizează ce a mers bine și ce mai poate fi îmbunătățit
  • Stabilește ținte pe termen lung, plecând de la cele pe termen scurt
  • Învață despre cultura keizen
  • Caută noi agenți ai schimbării în coaliția ta, care să te ajute să ai mereu idei proaspete.

➠ Ancorează schimbarea în cultura corporației/organizației tale

Cultura organizatională determină adesea ce se poate realiza, astfel că este nevoie să aduci valorile în munca zilnică.

Iată ce poți face:

  • Vorbește despre nevoia de progres, oricând ai ocazia
  • Ia în calcul viziunea, la fiecare angajare
  • Recunoaște în mod public toată contribuția membrilor coaliției
  • Alcătuiește planuri pentru înlocuirea liderilor care urcă în ierarhie. în felul acesta, moștenirea lor va fi continuată.

Lasă un răspuns

  • CONTACT
  • contact@alinispas.ro
  • București, România
  • 0727244898

Alin Ispas © Toate drepturile rezervate

0

Your Cart