Complexitatea informației: 5 metode de simplificare

Articole recente
Atunci când vrei să multiplici excelența în organizația ta, complexitatea informației tinde să încurce lucrurile. Cercetările dovedesc acest lucru! Cercetătorul Baba Shiv a împărțit studenții aleatoriu în două grupe: una a trebuit să memoreze numere cu două cifre, cealaltă numere cu 7 cifre. Înainte să raporteze numărul memorat, studenții treceau prin-un hol unde li se oferea fie o salată de fructe, fie o prăjitură cu o cireașă în vârf. 50% mai mulți dintre cei care memoraseră 7 cifre, alegeau prăjitura. De ce? Efortul de a memora mai mult i-a determinat să iasă din această complexitate, căutând calea mai ușoară. Implicațiile studiilor de genul acesta asupra organizațiilor sunt foarte importante: cu cât o organizație se mărește, cu atât se adună mai multe proceduri și sarcini, încât oamenii își pierd voința de a mai face ceea ce trebuie.
 

Iată în continuare 5 metode sugerate de autorii Robert I. Sutton și Huggy Rao în cartea lor: Scalling Up Excellence: Getting To More Without Settling For Less.

1. Scăderea ca un mod de viață

Ernest Hemingway spunea că cea mai importantă abilitate pentru un scriitor este să construiască un detector pentru rebuturi: găsirea textului nenecesar sau dispoziția de a înlătura ceea ce nu se mai poate repara. Liderii care multiplică excelența sunt capabili să identifice aceste mecanisme care-i ajută să scape de regulile, uneltele sau oamenii care împiedică înaintarea. Acest lucru s-a întâmplat la Apple, când în 1980 Steve Jobs a apelat la compania IDEO pentru a crea primul lor mouse. În timp ce Jobs argumenta că mouse-ul ar trebui să aibă doar un buton, inginerii susțineau necesitatea a două butoane. În cele din urmă, simplitatea a învins. Jobs s-a lăsat convins de cel care scria manualul tehnic, care a susținut că este mai ușor să scri o instrucțiune simplă pentru un mouse cu un singur buton, decât pentru unul cu două. Conceptul acesta al simplității a rămas până astăzi la Apple: utilizatorii trebuie să aibă o experiență facilă în experimentarea tehnologiei Apple.

Uneori, complexitatea este necesară, ca de exemplu la începutul unui startup. Psihologul William Schutz afirmă că “înțelegerea trece prin trei faze: simplistă, complexă și profund de simplă.” În acest context, complexitatea poate fi comparată ca schela folostită la construirea unui edificiu. O dată încheiat procesul, complexitatea este înlăturată.

2. Fă oamenii să se zvârcolească

Dacă nu superi pe nimeni, înseamnă că nu înaintezi atât de mult cât ar trebui. Scăderea înseamnă schimbare: să înlături ceea ce este vechi și nefolositor și să aduci ceva nou și ciudat în loc. Psihologul Robert Zajonc a arătat prin sute de studii că “înclinația pentru un stimul va crește în raport direct proporțional cu expunerile repetate.” Un exemplu este perioada de sarcină: pulsul fătului se amplifică atunci când aude vocea mamei și scade când o aude pe a unui străin. De asemenea, câștigătorul Premiului Nobel Daniel Kahneman a descoperit că oamenii dezvoltă o aversiune față de riscul de a pierde ceva drag, chiar dacă primesc altceva mai valoros în schimb.

Totuși, cele mai bune echipe învață să accepte pierderile.

3. Folosește scăderea prin adunare

Așa cum spunea scriitorul Austin O’Malley, “memoria este ca o femeie bătrână și nebună care păstrează toate zdrențele colorate și aruncă mâncarea.” Există din fericire multe metode de a ne abate atenția de la aceste preocupări neimportante și chiar distructive ale memoriei organizaționale.

Sberbank, cea mai mare bancă comercială din Rusia a dezvoltat un sistem care a fluidizat “traficul” în sucursalele băncii. Acest sistem era ca un semafor, ale cărui culori apăreau pe monitorul angajaților în diferite faze ale dinamicii clienților. Când cozile erau mici, culoarea verde semnaliza că angajatul poate să fie relaxat și să-și ia timp cu fiecare client, când lucrurile se aglomerau se aprindea portocaliu iar roșu reprezenta nevoia de viteza și operativitate. Doar acest mic artificiu a redus timpul de așteptare cu 35%.

4. Divide și cucerește

Grupurile cele mai eficiente nu trebuie să depășească 9 membri, după cum spune J. Richard Hackman. 

Pe măsură ce echipele cresc, performanța scade. Au fost comparate două echipe, una de două persoane și cealaltă de patru persoane. Fiecare echipă trebuia să asambleze o figură umană din Lego. Echipa mai mare a avut într-adevăr nevoie de mai puțin timp, 28 de minute față de 36 de minute. Totuși, eficiența echipei de doi membri a fost mai ridicată: 72 de minute față de 112 minute. Echipele mai mari au pierdut 40 de minute pentru că fiecare persoană trebuia să relaționeze cu alte trei.

De asemenea, în echipele mai mari participanții își oferă mai puțin suport unul celuilalt, pentru că este mai greu să ai relații și să te coordonezi cu mai mulți oameni.

5. Amplifică puterea de gândire colectivă

Nu întotdeauna a aduce un nou angajat ridică performanța. Hackman a petrecut aproape 50 de ani în studierea eficienței echipelor. El a respins mitul conform căruia “este bine să amesteci oameni”, deoarece dovezile arată că “dacă membri petrec mai mult timp împreună ca un grup intact, eficiența crește.” Acest principiu este valabil în orchestre, echipe de pilotaj, echipe de baschet, proiecte de arhitectură și echipe de operație. De pildă, o operație mai sigură este aceea în care doctorul chirurg a mai lucrat cu echipa respectivă și se cunosc bine. Sau, un alt exemplu este Echipa de Comandă Aeriană Strategică a Statelor Unite (SAC). Avioanele care au bombe nucleare trebuie conduse de echipe intacte care se instruiesc în mod constant , lucrează și zboară împreună.

Ideea este simplă: fie că formezi o echipă nouă sau repari una veche, caută să aduci cel puțin doi trei oameni care au lucrat eficient împreună. Relațiile vechi au stat la baza multor succes. De exemplu, fondatorii Microsoft, Paul Allen și Bill Gates au fost buni prieteni din vremea liceului, ca și Steve Jobs și Steve Wozniak. Iar Warren Buffet și Charlie Munger au lucrat împreună de aproape 50 de ani.

Un alt aspect interesant al amplificării puterii de gândire colectivă este aportul pe care îl au femeile în reușita unei echipe. Anita Williams Wooley și colegele sale de la Univesitatea Carnegie Mellon au  studiat 669 de grupe de doi până la cinci membri. Echipele care aveau mai multe femei aveau mai multă “inteligență colectivă” și performau mai bine la sarcini cognitive, de la  negocieri la brainstorming.

Care este experiența ta cu simplificarea complexității în vederea multiplicării excelenței?

Lasă un răspuns

  • CONTACT
  • contact@alinispas.ro
  • București, România
  • 0727244898

Alin Ispas © Toate drepturile rezervate

0

Your Cart